仕事でのプロジェクトやスケジュール、タスクなどの管理方法としてよく名前の挙がるガントチャート。
皆さんはこの「ガントチャート」とはどういったものなのか理解していますか？なんとなくでしか意味を理解できていない人も多いかと思います。
こちらの記事ではガントチャートの使用目的、使い方などを、初心者でもわかりやすく紹介していきます。
ガントチャートとは
ガントチャート（英語訳：Gantt Chart）とは、仕事などのプロジェクト管理や生産管理などの様々な管理工程を示した表です。
ちょっとまだ難しい内容なので、もう少し意味をわかりやすく噛み砕きます。
ガントチャートとは、進めている仕事(プロジェクト)の全体像や現在の状況を可視化した表のことを指します。縦軸にはタスク内容や担当者、開始,完了日などが入っており、横軸には日時(時間)が記載されていて横に伸びているような表となります。
こうすることで、あるプロジェクトにおいての現在の状況はどこまで進んでいるのか、全体的にはどこまで完了しているのか、また進みが悪い場合にはどこが原因なのか、などがわかるようになっているのです。
一つのプロジェクトを成功させる上で、期限内にプロジェクト内の各タスクを完遂させていくことは必須事項です。そのタスク状況を一目見るだけでわかるというのが、ガントチャートの大きな特徴となります。
一旦、ここまではガントチャートの全体像を理解できていれば大丈夫です。実際に表を見てみないとわかりにくい部分があるので、まずはガントチャートとはというザックリした理解で問題ありません。
ガントチャートのメリット・デメリット
ガントチャートの大まかな理解ができてきたところで、実際にガントチャートを利用する際のメリットやデメリットも理解していきましょう。
ガントチャートのメリット
ガントチャートを活用することで得られるメリットは以下の通りです。
- 進捗状況がひと目でわかる
- プロジェクトの遅れを把握できる
- 担当者の割り振りがしやすい
- プロジェクト参加メンバー間での進捗共有(クラウド管理のみ)
ガントチャートの本質として、プロジェクトを円滑に進行して達成に導く目的があります。ですので達成までのプロジェクト開始から完了までの間で、今どこまで進行できているのかという「現在の立ち位置」を知ることはとても重要なことです。
ガントチャートはその進捗状況がひと目でわかるツールとなっています。
また万が一、タスクが遅れていた場合でも、表が可視化できているので、どのタスクが遅れているのかすぐに把握できるようになっています。
プロジェクトに参加するのは複数人であることが一般的です。「誰がどのタスクを行うか」この担当者の割り振りをしやすいのもガントチャートの特徴の一つとなります。
あとはガントチャートをクラウド上で管理する場合のみのメリットになりますが、プロジェクトに参加しているメンバー間で進捗を即座に共有できる点も見逃せません。
プロジェクトのクライアントや依頼者から催促される場面があっても、ガントチャートを確認することで、現時点では誰がどの工程で、作業をどこまで進めているのか一目瞭然となります。
ガントチャートのデメリット
ガントチャートを活用する上でのデメリットは以下の通りです。
- タスク数が多くなると把握しにくくなる
- ガントチャートの作成し直しには時間がかかる
- 一般的にはあまり馴染みのないツール
デメリットに関しては、ガントチャートを使うツールによっては改善できる部分があるのですが、こちらでは一般的なデメリットを紹介していきます。
プロジェクトによっては全体的にタスクが多くなってくる内容のものもあります。そうなった場合、タスク数が多いのでチャートとしてはとても可視化しにくく見にくいものとなってしまいます。
見にくいと当然ミスやトラブルにも繋がってきます。かと言ってタスクの数が少なくても作業や確認漏れが発生してしまうので、少なすぎず多すぎずで調整していきましょう。
基本的にはガントチャートは計画をしっかり立ててから作成するものですが、作業の工程が進むにつれて、どうしても修正が必要な場面が出てくることもあります。そうなった際、ガントチャートを修正するのが少々手間になってしまうという点はデメリットになります。
この記事を読んでいる方は該当するかもしれませんが、ガントチャートの名前は知っているが、本質的な使い方までしっかり網羅している人はまだ少ないです。そのため、ガントチャートを活用したプロジェクト管理に慣れていない人に対しての教育コストは少なからず発生することになるでしょう。
ガントチャートの作り方
ここまででガントチャートを活用する意味やメリットデメリットなどは理解できたかと思います。
ここからは実際にガントチャートを作っていく方法について紹介していきます。
ガントチャートを作る方法としては、以下のようなツールを使うことになります。
- Spreadsheet（Google）
- Excel（Microsoft）
- 各企業が販売しているガントチャートツール
- Notion
使いやすいツールを使っていただいて問題ないのですが、2番のExcelや3番の各企業が販売しているガントチャートツールなどは有料のものが多いです。
無料で使えて上記のガントチャートのデメリットをしっかりカバーしてくれるツールとして、Notionをオススメします。興味のある方は読んでみてください。
人生の生産性アップ！Notionでできる基本と魅力を徹底解説
次にガントチャートを作る上で、必要なタスク項目の紹介です。
- タスク名（Todo）
- 各タスクの担当者
- プロジェクト開始日
- プロジェクト終了日（完了日）
最低でもこれらの項目はガントチャートに組み込むようにしましょう。
更に詳しい具体的なガントチャートの作り方は、先程紹介したNotionでのガントチャート作成記事を参考にしていただければと思います。
まとめ
いかがだったでしょうか。
ガントチャートという名前は知っていたものの、実際の意味や使い方に関してはまだ理解できていなかった方も多かったかと思います。
プロジェクト管理ツールとしてとても優秀なものとなっていますので、ビジネススキルの一つとしてガントチャートを活用できるようになると、より仕事の生産性も上がっていくことになります。
この記事を読む前よりも
少しでも知識のアップデートができていると嬉しいです。
ではまた。
