日頃、仕事や勉強をしていると、次にような悩みを抱えている人はいませんか？
- 仕事が終わらないでストレスが溜まっている
- 作業に集中できない
- タスクが溜まり過ぎて優先順位がわからない
これらは全てGTDで解決できます。GTDは目の前のプロジェクトや仕事に集中して、生産性を上げてくれるタスク管理術です。
また勉強に取り組んでいる方にもGTDはオススメです。
GTDの意味ややり方を知っておくだけでも、明日からの仕事や勉強の生産性が大きく変わってきます。
自己成長を加速させる「スループット」の威力。インプットとアウトプットだけでは足りない理由
GTDとは
まずはGTDとはなんだという所ですが、Getting Things Doneの略で、直訳で「仕事を成し遂げる」という意味です。
日常の”気になること”を効率的に処理し、目の前の作業に集中して取り組めるタスク管理術となります。
GTDの発案者はアメリカ・ルイジアナ州育ちで、生産性コンサルタントのデビッド・アレン氏（David Allen）です。GTDの著書は世界30カ国以上で翻訳され、世界でも有名なタスク管理術となっています。
GTDの仕組みをわかりやすく説明すると、
日常で気になることがあれば、頭の外に出し、的確な場所へ情報を整理。そしてスッキリした頭を使って、よりクリエイティブなアイディア創出や、生産性の高い仕事をしましょう。といった内容です。
GTDホームページにある「人の頭はアイデアを生むところであって、アイデアを保持するところではありません」という信念がまさにその生産性アップに繋がってくる部分でもあります。
また著者のデビッド・アレン氏によると、GTDが目指すべきゴールは「あらゆるレベルで全てのことをコントロールできている完璧な状態」です。
説明ばかりしても退屈だと思いますので、早速GTDを活用したタスク管理術の実践手順を見ていきましょう。
GTDの実践手順
GTDには基本原則となる、以下の5つの手順が存在します。
- 収集
- 処理
- 整理
- レビュー
- 実行
これらの要素に沿って進めることで、頭の中や、目の前の作業が整理され、行動すべきタスクが明確化されます。
順を追って説明していきます。
1.やりたいことの「収集」
GTDは一番最初が肝となります。
まずは頭の中にある「モヤモヤした情報（やりたいこと）」を把握することから始めます。
そのために、考えていることを全てInbox(インボックス)へ入れ込んでいきます。
ここでいうInboxとは、手帳やNotion、Evernoteなどのクラウドメモアプリなどを指します。情報をストックしておく受け皿のようなイメージです。
現代のデータ社会を考慮すると、利便性が段違いなのでクラウド管理がオススメです。
この「収集」でのInboxにはルールがあります。
- Inboxの個数は必要最小限にする
- 選別は考えなくてOK
- 定期的に空にする
「収集」での目的は、やりたいことの情報収集なので、「頭に浮かんだ何気ないこと」から「素晴らしいアイデア」まで、全てInboxに入れ込んでいきます。
ここまでできれば一旦クリアです。
「定期的に空にする」部分は後述しますので、今は気にしないでください。
2.今やるべきことの「処理」
続いて【処理】の段階に入っていきます。ここでは、Inboxに入れ込んだタスクや情報に対して、どんな種類の情報かを判断し、選定に入っていきます。
処理のルール
- 「これはなにか？」と自問していく
- 行動が必要か判断
- 必要な場合、具体的な行動を決める
- 2分以内にできるものはすぐやる
- インボックスの上から処理していく
「これはなにか？」と、情報の本質的な目的を考えましょう。
考え抜いた上で、その情報に「行動が必要か判断」します。
行動が不要と判断したものは、捨てる処理をしましょう。あれもこれもと質の悪い情報を抱え込んでいても、良質な情報の邪魔をするだけです。
捨てる選択をすることも、プロジェクトやタスク達成のための戦略としてとても大切なことです。
以下のような情報は資料としてまとめておきましょう。
- 行動する必要はない
- 情報としては価値がある
- すぐすぐ必要ではないもの
資料が溜まっていけば、あなただけの情報ストックとなり、多様なアウトプットに繋がります。
「行動が必要」となったら、以下のどれに該当するか確認します。
- 今すぐやる（2分以内でできる）
- 誰かに任せる（自分がやらなくて良いこと）
- 後でやる（2分以上かかり自分がやるべきこと）
「今すぐやる」を選んだ場合、すぐに実践してタスクを完了させます。
「誰かに任せる」を選んだ場合、任せる準備を始めましょう。
「後でやる」は資料に分けても良いですし、次のステップに進みましょう。
3.情報の「整理」
処理が完了しましたら、次は情報の【整理】です。
情報を整理する際のルール
- カテゴリ毎にタスクを分ける
- 分けたタスクに優先順位をつける
例えば、「プライベート」と「仕事」のカテゴリに分け、各カテゴリ内で優先順位をつけます。
仕事であれば、次のようにプロジェクトを立てて整理する方法もあります。
- 参考資料を溜めておくプロジェクト
- 目標を管理するプロジェクト
- 繰り返し読み込むプロジェクト
- 読書時のプロジェクト
整理したプロジェクト内のタスクに優先順位をつけて、整理のフェイズは完了です。
ここまでくれば、やるべきことのタスクが非常に明確になっているはずです。
4.定期的に「レビュー」
続いて【レビュー】です。GTDは作成して終わりではありません。
作成してから定期的にタスクの見直し(レビュー)をし、タスクチェックや優先順位の変更なども行っていきます。
見直しのタイミングは、1日に2回、1日がはじまる朝と就寝前の夜がおすすめです。こうすることで気持ちに余裕ができ、次の日の気持ちも楽になります。
「見直し(レビュー)」は多くやれば良いという訳ではありません。適度にしましょう。気持ちを楽にしてくれる側面を持つGTDで、”何度も見直しをしないと運用できない状態”というのは本末転倒です。
5.今やるべきことの「実行」
ここまでタスクを集めて、やるべきことの選別をし、タスクの整理もしてきました。あとは【実行】あるのみです。
よくありがちな、作って満足で終わらないよう、最終的なステップ「実行」までやりきってGTDを完成させます。
ここまで準備に時間をかけてタスク管理を進めてきたので、あとは迷わず実行すれば、生産性は必ず上がるはずです。
現代にアレンジしたGTD手順
ここまでGTDの手順について紹介してきましたが、実際の書籍が販売されたのは、2008年、2015年とどれも古いものです。
そのまま読んでもなかなか実践に繋げにくい部分があります。
この章では、日頃、管理職で仕事や勉強に明け暮れる私の経験に沿って紹介していきます。
日々ブラッシュアップして今の形に落ち着いたもので、私kuromaruの数年分の失敗/成功体験に基づいて行き着いた最適解なやり方となっているので、読者の皆様にもお役に立てる内容になっているはずです。
使用するツールは以下の3つです。
- Notion
- Google Tasksアプリ
- Google カレンダーアプリ
- PC
- スマートフォン
これら5つを使い、先程紹介したGTDの手順に沿って進めていきます。
ざっとした流れは以下のようになっています。
- 収集→Google Tasksアプリ（インボックス）
- 処理→GoogleCalendarもしくはNotion（reading、input、）
- 整理→Notion（プロジェクト単位に分けていく）
- レビュー→Notionの各プロジェクトに毎日目を通して確認
- 実行→プロジェクトからタスクに落とし込んだものを実践
スマホアプリでGoogleが出している「Google Tasks」というアプリがあります。こちらのアプリを使用している理由としては、思いついたアイデアや考え、情報などを、スマホですぐにアクセスして記録できるところです。
Google Tasksならクラウド同期で、PCからでもリアルタイムに反映され確認できます。情報は鮮度が命なので、Inboxの役割ににはうってつけのツールです。
処理に関しては「Googleカレンダー」と「Notion」を使用しています。
GoogleカレンダーもGoogle Tasks同様、アクセスしやすく、PC、スマホどちらでも情報の確認ができます。
Googleカレンダーは情報をスケジュールに落とし込む際に重宝しています。手軽に時間変更や内容を編集できるので、スピード性も文句なしです。
Notionには本の書評をまとめた「Reading List」やインプット情報をまとめた「Input list」などのデータベースを作成して活用しています。情報のカテゴリによって格納するデータベースをいくつも作ってみるのがおすすめです。
Notionの魅力について書いている記事もあるので、是非こちらも参考にしてみてください。
人生の生産性アップ！Notionでできる基本と魅力を徹底解説
あとは毎日レビューする時間を作り、タスクの見直しをしていきましょう。年間プロジェクト単位でデータベースを作成してしまうのもおすすめです。
まとめ | GTDはNotionとGoogleで生産性アップ
GTDの可能性は、使うツールによって無限に広がっていきます。
kuromaruが使っているのはNotionとGoogleになりますが、この互換性は非常に高いので、是非皆さんにも活用していただきたいです。
GTDの基本手順である、
- 収集
- 処理
- 整理
- レビュー
- 実行
この5つをマスターしておけば、仕事も勉強も確実に効率化できます。
思うがままに予定を立てても面白いかもしれませんが、時間を効率的かつ生産性を上げることで、満足度もまた違ってきますよ。
是非試してみてください。
