Selfhackを読んでいただいている方には、事務職の方も多いかと思います。
kuromaruもバックオフィスとして、また管理職として6年以上経験しました。
その中で感じた課題も多くあり、こんなスキルを持っていたらもっと仕事も効率よく回せたのだろうと思う部分も多々ありました。
そこで今回は事務職として、持っていると非常に強みとなるビジネススキルを4つ紹介したいと思います。
ぜひ仕事で活かしていただければと思います。
事務職スキル1. コミュニケーションスキル
事務職の多くのケースにおいて、他部署やクライアントとのコミュニケーションが必ずと言っていいほど発生します。そのため、聞き上手であることや、説明をわかりやすく伝えられる能力が必要となってきます。
事務職に限りませんが、上司や同僚と円滑にコミュニケーションを取ることも必要です。相手の立場や気持ちを理解し、適切な言葉で意見や要望を伝えることが大切になってきます。
まずは「聴く力」を養いましょう。
コミュニケーション能力を向上させるための最初のアクションとなります。相手の話に耳を傾け、相手の気持ちや意図を理解することができれば、より良いコミュニケーションができるようになります。
次は「自分の意見を明確にする」です。
自分の考えや意見を明確に伝えることができるようにすることも、コミュニケーション能力を向上させるためには大切です。
自分の意見を整理し、相手にわかりやすく伝えるようにすることで、コミュニケーションがスムーズに進み、同時に仕事も円滑に進んでいきます。
ここまでできたら、あとはコミュニケーションの頻度を上げていきましょう。
積極的にコミュニケーションをとることが重要です。会議や業務でのやりとり、上司や同僚とのコミュニケーションなど、機会を見つけて積極的に話しかけていきましょう。
事務職スキル2.マルチタスク
事務職において、書類の整理やスケジュール管理など、複数のタスクを同時にこなすことが求められる場合が多くあります。
マルチタスクを向上させるためには以下のようなポイントがあります。
- 優先順位をつける
- タイムマネジメント
- 集中力を高める
- チームワークを大切にする
やらなければいけないタスクをリストアップし、優先順位をつけることが最重要です。締め切りの近いものや、依頼されている優先度が高いものを優先して取り組みましょう。
リストアップしたタスクも、時間を有効に活用できないと無駄に終わってしまいます。
タイムマネジメントをしっかり行い、タスクごとに時間を設定し、どのように取り組むか、必要なツールや情報を用意するかを考え、計画的に進めることで、生産性をより高めることができます。
本末転倒のことを言いますが、人の脳はマルチタスクに向いていないと言われています。
そのため集中力が散漫になることがあります。
ただ集中力は使い方次第で高めることができます。作業環境を整え、ノイズを避け、リラックスするなど、自分に合った方法を見つけてみましょう。
マルチタスクと一言に言っても、自分だけでなく複数の人が関わる場面もあります。そういった際はチームワークも大切になってきます。コミュニケーションを取り、協力することで、スムーズにタスクを進めることができます。
以上のようなポイントを意識することで、マルチタスクを今よりも向上させることができます。
事務職スキル3.ITスキル
現代の事務職では、PCやソフトを使用できることが必須です。
Microsoft OfficeやGoogleサービスのような基本的なソフトだけでなく、業界特有のソフトなどもできると、より多くの仕事に対応できるようになります。
ITスキルを向上する方法としては、主に5つです。
ITスキル1.オンライン受講や動画を活用する
最近はオンラインで受講できるサービスやYoutubeなどの動画が多く普及しています。
時間や場所を選ばずに学ぶことができるため、事務職の方にとっては効率的な学習方法となります。
例えば、ExcelやWordなどのオフィスソフトの使い方や、ビジネスマナー、データ分析の基礎などのコースなども豊富にあります。
基本的な部分だけを学びたいだけならYoutubeでも十分かと思います。
ITスキル2.研修やセミナーに参加する
会社が主催する研修やセミナーに積極的に参加することで、ITスキルの向上につながります。
また、業界団体や専門団体が主催するセミナーも多くあります。
こういったものに参加することで、最新のIT技術やトレンドについて学ぶことができるでしょう。
ITスキル3.実践的な学びを積み重ねる
実際にPCを使って手を動かし、ITスキルを身につけることが大切です。
例えば、Excelを使ってデータを整理したり、PowerPointでプレゼン資料を作成したりすることで、ITスキルを向上させることができます。
ITスキル4.ITに関する書籍やブログを読む
ITに関する書籍やブログを読むことで、より深くIT技術や知識を学ぶことができます。
自分が興味を持つ分野や、現在の業務に役立ちそうな分野について、積極的に読んでいきましょう。
ITスキル5.ITスキルを持つ同僚や先輩に相談する
ITスキルを持つ同僚や先輩に相談してみましょう。
自分の知らないことも、経験豊富な先輩方なら時短で多くの情報を学ぶことができます。
また実践的に、同僚や先輩がITスキルを活用している場面を見て学ぶことも有効でしょう。
事務職スキル4.分析力
事務職は、データ分析やレポート作成などの業務も多くあります。
そのため、分析力も必要です。
データを正確に収集し、分析し、レポートにまとめることができるようになると、仕事としてのレパートリーが広がり、より質の高い業務を提供できます。
まずはExcelやGoogleスプレッドシートなどを使って、問題点や改善点を見つけ出してみましょう。
次にプロセスマップを作成しましょう。業務プロセスを可視化することで、どのような問題が起こっているかを理解することができます。また、改善のためにどのような手順を踏むべきかを明確にすることができます。
問題解決能力を磨くことも大事です。
問題を解決するための能力を磨くことで、分析力も向上します。問題解決のために、ルートコーズ分析やPDCAサイクルなどの手法を学ぶことがおすすめです。
忘れがちなのが、コミュニケーションスキルも必要です。
打ち出した分析結果を上司や同僚に正確に伝えるためには、コミュニケーションスキルが必要です。
自分の考えを明確に伝え、相手からのフィードバックを受け取ることで、分析力をさらに向上することができます。
まとめ
以上が、事務職にオススメなビジネススキルです。
これらのスキルを身につけることで、効率的に仕事を進め、クオリティの高い業務を提供することができるようになります。
事務職は幅広く、正直抜粋した部分のみなので、まだまだ必要なスキルはあります。
ただ基本ができていないと、その後の応用スキルもうまく吸収できません。
まずは基本に忠実に取得できるよう自分磨きをしていきましょう。
